Команда Историко-краеведческого музея Печенгского округа во время неформальной встречи, организованной программой «Музеи Русского Севера» поделилась опытом организации межрегионального форума «Единство малых».
По результатам этого обсуждения был создан полезный для музеев чек-лист о том, что нужно учесть во время проведения мероприятия: как на этапе планирования, так и после его завершения.
Материал составлен на основе практического опыта, поэтому может быть полезен абсолютно каждому.
Чек-лист: организация музейного события малыми силами
- Сформировать задачи и цели мероприятия, определить целевую аудиторию
- Не менее, чем за 3-4 месяца до события (особенно, если оно очное), составить список желаемых спикеров и связаться с ними.
- Найти партнёров – другие музеи, волонтеры, организации / компании, друзья музея, родственники
- Продумать фирменный стиль мероприятия, набор-минимум: это баннер с логотипами для общих фото, раздаточный материал для участников.
- Определиться с сувенирной продукцией для участников – это могут быть локальные сувениры или брендированные наборы (например, кружка, шоппер, значок)
- Разработать дизайн, составить тексты для сертификатов , благодарностей участникам мероприятия
- Продумать план продвижения события:
— как и с какой периодичностью будете рассказывать на собственных ресурсах?
— какие СМИ, а также блогеров, лидеров мнений, авторов популярных городских сообществ и каналов в соцсетях можно привлечь?
— можно ли задействовать информационные ресурсы музеев-участников и распространить анонсы мероприятия и пост-релизы? - Сформировать график встречи участников, чтобы помочь им найти гостиницу, музей и другие важные локации. Продумать схему их передвижения + нарисовать карту для наглядности
- Найти самые подходящие гостиницы для размещения участников
- Организация питания: найти подрядчиков, которые организуют завтраки, обеды, а также кофе-брейки, согласовать меню. Ужины можно проводить в неформальной обстановке.
- Создать событийный чат на платформе вацап или тг для обмена информацией, фотографий и решения различных вопросов по мероприятию.
- Подумать о том, кто будет отвечать за съемки события. Можно попросить коллег, дружественных фотографов или СМИ. А можно сделать это самостоятельно на телефон.
- Заранее собрать презентации, видео материалы, которые будут демонстрироваться в ходе мероприятия, загрузить и проверить звук, видео.
- Заранее подумать о рисках события и способах их предупреждения:
— замена выбывших участников / спикеров
— задержки рейсов / поездов / транспорта
— несоблюдение тайминга по ходу события
— технические неполадки
— нехватка «рук» — форс – мажор, отпуска сотрудников и тд
— несвоевременная оплата услуг подрядчиков - После завершения мероприятия провести детальный анализ результатов события и по возможности провести рефлексию ( спустя 10-14 дней) с участниками / коллегами
- Организовать обратную связь от участников, в том числе, чтобы они поделились своими впечатлениями от мероприятия на страницах соцсетей/сайтах музеев, которые они представляют.
Неформальные встречи проходят в рамках программы «Музеи Русского Севера» Фонда «Доброта Севера», реализуемой при поддержке компании «Северсталь» и Президентского фонда культурных инициатив.
